Wat is het beste POS-systeem voor u?

Een POS-systeem of kassasysteem kiezen is alles behalve gemakkelijk. In onze blog over wat een kassasysteem nu juist is hebben we reeds vermeld dat een dergelijk systeem het verkoopproces kan optimaliseren. Daar staan wij volledig achter, op voorwaarde dat u natuurlijk het juiste POS-systeem kiest. Maar hoe kiest u dat nu precies? Waar moet u op letten en welke addertjes zijn er?

Goedkoop is niet altijd goede koop

First things first, laat ons eerst en vooral een van de beslissingscriteria onder de loep nemen. Het budget is uiteindelijk heel bepalend voor de keuze die u zal maken.
Een POS-systeem is er voor alle budgetten, van enkele tientallen euro’s per maand tot honderden, zoniet duizenden euro’s per maand. De gevolgen van de uitgave die u doet is er dan ook naar. Op gebied van hardware zal u bepaalde onderdelen hebben of niet hebben, zoals bancontact apparaten, label printers en scanners. Maar die kan u in principe altijd op een later tijdstip aanschaffen. De complicaties bij software zijn een stuk groter. Heeft u de juiste functionaliteiten die u nodig heeft? Is het een product dat volledig op maat moet worden gemaakt of is het net helemaal standaard waar weinig verandering aan mogelijk is?
Kan de software die u kiest draaien op de hardware die u verkiest. Het zijn allemaal vragen die u zich moet stellen, waar we verder in deze blog op ingaan.

Aankopen of Leasen?

Een volledig POS-systeem zal meteen heel wat geld kosten. Het is dan ook een investering die u doorheen de jaren ook wel wat geld en vooral tijd kan besparen. Hoewel kan u om verschillende reden ook de voorkeur hebben om de hardware van uw kassa te leasen . U betaald dan een maandelijks bedrag voor uw kassa maar krijgt er, afhankelijk van uw keuze, ook support en vervanging bij in geval van defect. Voor software zal dit in het merendeel van de gevallen de standaard zijn, u betaalt een maandelijkse fee en in ruil daarvoor krijgt u de software in gebruik en bijhorende support indien u vragen heeft of ergens tegenaan loopt.

Een POS-systeem tailormade of standaard of..?

Als we dieper ingaan op de software zijn er nog enkele factoren die de prijs beïnvloeden. Zo ook of het systeem volledig op maat van uw bedrijf is gemaakt of standaard is voor alle potentiële klanten. Beide opties hebben voor- en nadelen. Wanneer u kiest voor een systeem volledig op maat gaat u zich waarschijnlijk blauw betalen aan ontwikkeling. Dat kan voor u geen drempel zijn als u tientallen winkels heeft, maar indien dat niet het geval is gaat u best uitkijken naar een andere optie. Bovendien zal de programmatie enorm veel tijd in beslag nemen en zullen er ongetwijfeld maanden passeren alvorens u operationeel bent. Het andere uiterste is dan weer helemaal standaard. Daar zal u wellicht slechts enkele tientallen euro’s per maand betalen en direct na betaling van start kunnen gaan. Echter heeft u dan enkel de functionaliteiten die standaard zijn voor alle klanten. Enkel als er voldoende vraag is van diverse klanten zal er aan extra ontwikkeling worden gedaan die dan weer voor iedere klant met een POS-systeem op dezelfde manier te gebruiken is. Vaak zijn deze standaard applicaties ook nog eens gelijk voor diverse sectoren waardoor deze optie ook voor u niet de perfecte match kan zijn.

Gelukkig bestaat de gulden middenweg ook nog. In dat geval gaat u voor een standaard systeem met standaardfunctionaliteiten maar waar u in onderling overleg functionaliteiten kan laten ontwikkelen en opnemen in uw pakket. Bovendien kan u zo ook altijd verder bouwen op hetzelfde systeem en moet u nooit schakelen naar een ander systeem indien uw gebruikelijk systeem niet meer zou voldoen. Bij Becosoft werken we op deze manier, omdat we geloven dat deze manier ook onze oorsprong heeft bepaald. Ons systeem is namelijk initieel gegroeid vanuit problematiek uit het bedrijfsleven waar onze software een antwoord kon op bieden. Iedere gebruiker heeft vervolgens bijgedragen aan de POS-software omdat er andere vereisten waren.

Een POS-systeem op maat van uw sector?

Kiezen is verliezen, behalve als u kiest voor een partner die zelf reeds gekozen heeft, dan wint u aan expertise en specialisatie. Iedere sector is anders en een oplossing bieden voor al deze diverse sectoren is voor POS-ontwikkelaars zo goed als onmogelijk. Bent u actief in de mode met een kledingzaak of accessoirezaak? Dan gaat u uiteraard voor een fashion kassasysteem. Daardoor heeft u diverse functies die eigen zijn aan uw sector en waarvan u gegarandeerd wil profiteren. Denk aan maatbalken voor fashion, veilingtools voor tuincentra of klantenkaarten voor algemene retailers. Intussen heeft u ook door waar onze specialisatie ligt, wij focussen op fashion, garden (tuincentra) en Lifestyle.

POS-systemen en hun functies

Multifiliaal functies

Heeft u meerdere winkels en wil u dat ieder filiaal een overzicht heeft van de stock in de andere winkels? Dan hebt u uiteraard een systeem nodig dat dit ondersteunt. Aangenaam zou ook zijn als u vervolgens in een backoffice rapportage kan trekken. Welke producten verkopen goed in welk filiaal en wat kan daar de oorzaak van zijn? Het zijn allemaal opties die u helpen uw bedrijf te analyseren en uw verkoop te verbeteren.

Klantendata verzamelen en exporteren

Er wordt steeds meer ‘gevochten’ voor klanten. Het aanbod voor klanten breidt uit en met enkele sterke online spelers is availability niet langer een probleem. Ook u wilt uw marketing maximaal optimaliseren en iets doen met uw bestaand cliënteel. Zo wil u uiteraard dat uw systeem het toelaat contacten op te slaan en bij te houden. Dat is een standaard functionaliteit binnen vele systemen maar de vraag is vooral welke data wordt opgeslagen en wat u er zelf mee kan doen. Bovendien wil u al uw klantendata kunnen exporteren om ook buiten uw kassa te gebruiken. Denk maar aan emailmarketing of postbedeelde folders. Nog makkelijker wordt het echter als u bepaalde software kan koppelen waardoor de connectie 1 op 1 verloopt en u geen exports meer hoeft te nemen. Later gaan we nog dieper in op integraties, maar u kan hier alvast terecht voor de integraties die we reeds voor andere klanten hebben uitgewerkt.

Backoffice met rapportage

Let vooral ook op de kenmerken en mogelijkheden van de backoffice. Daar haalt u rapportages uit die u zullen bijstaan om belangrijke beslissingen te nemen. Als u rapporten trekt die totaal irrelevant zijn, zullen uw beslissingen dat ook zijn. Bovendien is rapportage ook belangrijk voor het evalueren van uw werknemers, als iedereen namelijk inlogt met zijn eigen account in de kassa kan u perfect bijhouden wie welke verkoop realiseert en veel meer. Tenminste als u over die functie beschikt.

Andere functies

De vele functies voor allerhande retailers zijn ontelbaar. Om u toch min of meer een volledig beeld te geven hebben we een overzichtspagina waar u de belangrijkste functies terugvindt van ons systeem voor retailers. Neem deze zeker onder de loep bij iedere aanbieder die u overweegt en aarzel ook niet om contact te zoeken.

Demo aanvragen

Vaak kunnen ze u een demo aanbieden, die meer toont dan wat u allemaal zelf kan lezen. Let wel op: zij die een online demo kunnen geven met hun software beschikken vaak over een standaard pakket. Laat gerust iemand bij u langskomen voor een demo, zo ziet u meteen de software live aan het werk, kan u vragen stellen of eventueel zelf al eens de werking ervaren.

Uw POS-systeem integreren voor uw gemak

Wilt u verder automatiseren en uw werk lichter maken? Dan zijn integraties een belangrijke factor. Bekijk zeker of uw nieuw POS systeem kan integreren met de systemen die u reeds gebruikt, zoals uw boekhoudprogramma of leverancierskoppeling. Hou er rekening mee dat integraties je initieel wat centjes zullen kosten, maar die verdienen zichzelf terug. Bijvoorbeeld: een integratie met emailsoftware Mailchimp. Dat is een eenmalige kost maar u bespaart u iedere week het werk om uw contacten te synchroniseren. Een boekhoudkoppeling boekt facturen automatisch door naar uw boekhoudsoftware, dat scheelt u meteen heel wat werk in het ordenen van facturen én het bespaart u rechtstreeks geld op de factuur van uw boekhouder. fantastisch toch?

Uw POS-systeem en E-commerce

We houden het beste voor laatst. E-commerce is hot op dit moment. Net zoals omnichannel. En laat dat nu net 2 zaken zijn die u doet als u uw POS-systeem kan koppelen aan een webshop. Klanten kunnen bestellen wanneer u gesloten bent, uw stock wordt gesynchroniseerd en aankopen worden allemaal in hetzelfde systeem gelogd, handig toch? Zoek bij voorkeur een bedrijf dat naast POS-systemen een webshopoplossing kan aanbieden als u er de ambitie voor heeft, zodoende is de connectie makkelijker te maken en hebt u slechts 1 contactpunt voor support.

De belangrijkste punten voor u opgelijst

1. Hou de prijs altijd in afweging met functionaliteit en uitbreidingsopties
2. Kijk na of leasing mogelijk is, dat kan u flink wat schelen in investeringen
3. Vraag na of u naast de standaardfuncties ook uitbreidingen op maat kan aanvragen
4. Heeft de POS-aanbieder ervaring met uw sector? Vraag referenties of specifieke functies
5. Ambitie om te groeien? Hou dan zeker de multifiliaalfunctie in de gaten, vele kleine aanbieders ondersteunen dit niet.
6. Zorg voor een duidelijke interface en software die voldoende data opslaat, het wordt alsmaar belangrijker in de toekomst
7. Uitgebreide rapportering is een must voor uw bedrijf, het kan u duizenden euro’s omzet schelen als u op basis daarvan betere beslissingen neemt.
8. Andere functies neemt u best ook in rekening, Maak voor uzelf een lijstje met welke functies voor u doorslaggevend zijn om in zee te gaan met uw nieuwe POS-ontwikkelaar
9. Ga niet over 1 nacht ijs, vraag een uitgebreide demo aan die bij voorkeur in uw zaak plaatsvindt, zo krijgt u direct de juiste feeling bij de software en kan de aanbieder uw winkel zien om te kijken of er verdere optimalisaties mogelijk zijn.
10. Maak het leven makkelijk, bekijk zeker de integraties die kunnen worden gelegd en vraag specifiek naar integraties met de software die u reeds gebruikt.
11. To E-commerce or not? Het is een keuze die u maakt, maar ook daar kan het u heel wat werk en kans op retours besparen als uw producten en stock gelinkt zijn tussen uw fysieke en uw online winkel.
12. Vraag ook info bij ons, wij kunnen u begeleiden en onze kassa’s bieden diverse functionaliteiten voor specifieke sectoren die u werk heel wat verlichten.