Inventaris opmaken: hoe kan dat sneller?

Optimaliseer het het maken van een inventaris en bespaar uzelf tijd en geld door gebruik te maken van inventarisatiescanners. Handmatig tellen en invoeren in een excel document is nu toch echt verleden tijd. Met Becosoft ERP- of POS-software is het mogelijk dat u door middel van een scanner vele malen sneller een inventarisatie opmaakt.

Wat kan een scanner?

We hebben 2 soorten scanners: een basisscanner zonder directe link en een geavanceerde scanner met een directe link via wifi. De directe link zorgt ervoor dat de scanner in directe verbinding staat met uw ERP-software, waardoor de producten die u scant ook meteen op het inventarisatiescherm verschijnen. In dit proces worden ook de producten die niet herkend worden door de software aangeduid. Zo kan u onmiddellijk zien of u bijvoorbeeld een fout product heeft gescand of een bepaald product een foute barcode heeft.

Dit is meteen het grote verschil met de scanner zonder directe link, de basisscanner wordt namelijk achteraf uitgelezen via USB en kan dus niet onmiddellijk aangeven waar fouten zitten.

Waarom een eigen inventarisatiescanner handig is?

Het voordeel van een eigen scanner is dat u niet enkel op het einde van uw boekjaar een inventaris kan opmaken, maar ook tussendoor, wat betekent dat u een correcter beeld heeft over de effectieve stock binnen uw bedrijf waardoor u meer controle heeft en tevens de mogelijkheid tot fouten in uw systeem drastisch verkleint.

Hoe maak ik zo snel mogelijk een inventaris?

De snelste manier om te inventariseren is verschillend voor diverse bedrijven. U heeft de mogelijkheid alles te scannen, product per product, of u kan een product scannen en het aantal op de scanner invoeren. We raden u aan te scannen op een moment dat de winkel gesloten is om efficiënter te werken en de foutenmarge te verkleinen. Voor wie toch scant tijdens de openingsuren wordt een timestamp meegegeven aan de scan, zo weet de software dat alles wat na dit tijdstip werd afgerekend, verrekend moet worden met de opgemeten stock.

Eens het scanproces voorbij is krijgt u in de software een verschillenlijst te zien. Zo kan u makkelijk zien wat de status van uw stock was en hoe die er nu tegenover staat. Vervolgens kan u onderzoeken of u ergens producten bent vergeten scannen, het slachtoffer werd van diefstal , producten vervallen zijn (sectorgebonden) of er producten niet werden uitgescand die hebben gediend voor eigen gebruik.

Een scanner kopen

Zoals we reeds hadden aangegeven is een scanner aankopen voor uw onderneming altijd een goed idee. Wilt u hier meer info over? Neem dan contact met ons op.

Een scanner huren

Onze basisscanners zijn ook te huur. U betaalt 50 euro per dag, maar bespaart ongetwijfeld heel wat tijd. Wel opletten, ze zijn slechts beperkt beschikbaar, snel zijn is dus de boodschap.


POS-systeem integratie en ERP-software integraties bij Becosoft

5 musthave integraties voor uw POS-systeem

Een POS systeem hebben is allemaal leuk en aardig, maar wat bent u ermee als het uw werk niet lichter maakt? Naast enkele functies die iedereen wil hebben in zijn POS-systeem zijn er ook tal van integraties mogelijk die ervoor kunnen zorgen dat uw workload een stuk efficiënter wordt, sterker zelf, het doel van een POS-systeem komt er beter uit en verkoopoptimalisatie wordt sneller bereikt met de juiste POS-systeem integratie.

POS-systeem integratie 1: Boekhoudkoppeling

Een boekhoudkoppeling maakt het werk een pak eenvoudiger, punt. De connectie zorgt ervoor dat u niet meer manueel facturen moet inboeken. Alleen dat al zorgt ervoor dat u uren per maand uitspaart. Bovendien worden ook uw klanten gekoppeld aan uw boekhoudpakket, zo hebben ze zowel in uw boekhoudpakket als in uw POS-systeem dezelfde referentie wat leidt tot efficiëntie en besparen op uw factuur van de boekhouder. De gekende boekhoudprogramma’s worden moeiteloos gekoppeld met Becosoft, om onze klanten de efficiëntie te bieden die ze verdienen. Enkele voorbeelden: Exact, Exact Online, Accountview en nog veel meer: zie de integratiepagina.

POS-systeem integratie 2: Emailmarketing

E-mailmarketing blijft een sterk converterend medium, zowel voor B2B- als B2C-bedrijven. Winkels hebben er alle baat bij om te koppelen met een emailmarketingsoftware omdat het heel wat tijd bespaart en motiveert om emailings op te maken. Indien u geen koppeling hebt kan u natuurlijk ook uw klanten exporteren en manueel in uw emailmarketingsoftware importeren maar daar wint u helaas weinig mee. Integendeel zelf, u verliest uren de tijd om dit allemaal mooi op orde te krijgen. Zo moet u ook na iedere email die u heeft verstuurd naar een bepaalde doelgroep de unsubscribers uitschrijven.

Met een integratie is dit probleem helemaal van de baan. Bovendien zijn de mogelijkheden met emailmarketing eindeloos. Ook bij emailmarketing hebt u diverse mogelijkheden. De bekendste is ongetwijfeld Mailchimp, maar u kan ook uw POS-systeem laten koppelen met meer geavanceerde software zoals Copernica of Custobar, waarbij die laatste zelfs zo ver gaat dat hij automatisch gerelateerde producten naar uw klanten kan mailen, op basis van machine learning.

POS-systeem integratie 3: Ecommerce

Ecommerce is hot-topic in de retail op vandaag, nog altijd, de trend is nog niet gaan liggen (en dat zal het wellicht ook nooit doen). Het gemak die het gebruikers meebrengt zorgt ervoor dat ecommerce een steeds prominentere plaats laat innemen in onze maatschappij. Door te koppelen met diverse online platformen haalt u meer uit uw POS-systeem. Uw stock loopt perfect gesynchroniseerd en klanten kunnen 24/7 shoppen, zelfs als u zelf even op vakantie bent. Voor uw Ecommerce webshop kan u uiteraard bij Becosoft terecht, we koppelen uw POS aan een webshop die we voor u kunnen ontwikkelen en u ziet uw cijfers zo de hoogte in gaan. Ziet u op tegen de investering van een eigen webshop? Leg een koppeling met bol.com of Storesquare en u kan van start gaan.

POS-systeem integratie 4: Betaalsystemen

Geld ontvangen, het is belangrijk voor uw onderneming en u wil uw klanten zoveel mogelijk opties bieden om snel en efficiënt te betalen. Koppel met Atos worldline of CCV voor bancontact of creditcard. Of ga voor Payconiq om mobiel betalen toe te staan.

POS-systeem integratie 5: EDI

De laatste POS integratie is niet onbelangrijk, hoewel ze heel vaak onderschat wordt. Het betreft de EDI koppeling.
kort gezegd kan u met een EDI-koppeling data uitwisselen. Voor tuincentra zijn Floricode en FloraXchange vrij gekend. Voor mode is Fashion United / Indicia de grootste, en ook Fashion Exchange en  Stockbase hebben hun strepen al verdiend. het verbindt retailers en leveranciers met elkaar. De gegevens van aangesloten leveranciers worden centraal opgeslagen en vervolgens toegankelijk gemaakt voor de aangesloten retailers. Heel makkelijk voor productinformatie, productvoorraad of zelfs productafbeeldingen voor webshops.

Samenvatting

Integraties, ze zijn er op verschillende vlakken en met meer dan ooit automatiseringen om het werk lichter te maken. Er zijn nog veel meer integratiemogelijkheden dan de bovenstaande, maar dit zijn veruit de belangrijkste. Wilt u zien of ook uw favoriete software ertussen staat? Kijk dan hier voor meer info. Of vraag een gratis offerte voor de software die uw voorkeur geniet, te koppelen.


Wat is een kassasysteem?

Wat is het beste POS-systeem voor u?

Wat is het beste POS-systeem voor u?

Een POS-systeem of kassasysteem kiezen is alles behalve gemakkelijk. In onze blog over wat een kassasysteem nu juist is hebben we reeds vermeld dat een dergelijk systeem het verkoopproces kan optimaliseren. Daar staan wij volledig achter, op voorwaarde dat u natuurlijk het juiste POS-systeem kiest. Maar hoe kiest u dat nu precies? Waar moet u op letten en welke addertjes zijn er?

Goedkoop is niet altijd goede koop

First things first, laat ons eerst en vooral een van de beslissingscriteria onder de loep nemen. Het budget is uiteindelijk heel bepalend voor de keuze die u zal maken.
Een POS-systeem is er voor alle budgetten, van enkele tientallen euro’s per maand tot honderden, zoniet duizenden euro’s per maand. De gevolgen van de uitgave die u doet is er dan ook naar. Op gebied van hardware zal u bepaalde onderdelen hebben of niet hebben, zoals bancontact apparaten, label printers en scanners. Maar die kan u in principe altijd op een later tijdstip aanschaffen. De complicaties bij software zijn een stuk groter. Heeft u de juiste functionaliteiten die u nodig heeft? Is het een product dat volledig op maat moet worden gemaakt of is het net helemaal standaard waar weinig verandering aan mogelijk is?
Kan de software die u kiest draaien op de hardware die u verkiest. Het zijn allemaal vragen die u zich moet stellen, waar we verder in deze blog op ingaan.

Aankopen of Leasen?

Een volledig POS-systeem zal meteen heel wat geld kosten. Het is dan ook een investering die u doorheen de jaren ook wel wat geld en vooral tijd kan besparen. Hoewel kan u om verschillende reden ook de voorkeur hebben om de hardware van uw kassa te leasen . U betaald dan een maandelijks bedrag voor uw kassa maar krijgt er, afhankelijk van uw keuze, ook support en vervanging bij in geval van defect. Voor software zal dit in het merendeel van de gevallen de standaard zijn, u betaalt een maandelijkse fee en in ruil daarvoor krijgt u de software in gebruik en bijhorende support indien u vragen heeft of ergens tegenaan loopt.

Een POS-systeem tailormade of standaard of..?

Als we dieper ingaan op de software zijn er nog enkele factoren die de prijs beïnvloeden. Zo ook of het systeem volledig op maat van uw bedrijf is gemaakt of standaard is voor alle potentiële klanten. Beide opties hebben voor- en nadelen. Wanneer u kiest voor een systeem volledig op maat gaat u zich waarschijnlijk blauw betalen aan ontwikkeling. Dat kan voor u geen drempel zijn als u tientallen winkels heeft, maar indien dat niet het geval is gaat u best uitkijken naar een andere optie. Bovendien zal de programmatie enorm veel tijd in beslag nemen en zullen er ongetwijfeld maanden passeren alvorens u operationeel bent. Het andere uiterste is dan weer helemaal standaard. Daar zal u wellicht slechts enkele tientallen euro’s per maand betalen en direct na betaling van start kunnen gaan. Echter heeft u dan enkel de functionaliteiten die standaard zijn voor alle klanten. Enkel als er voldoende vraag is van diverse klanten zal er aan extra ontwikkeling worden gedaan die dan weer voor iedere klant met een POS-systeem op dezelfde manier te gebruiken is. Vaak zijn deze standaard applicaties ook nog eens gelijk voor diverse sectoren waardoor deze optie ook voor u niet de perfecte match kan zijn.

Gelukkig bestaat de gulden middenweg ook nog. In dat geval gaat u voor een standaard systeem met standaardfunctionaliteiten maar waar u in onderling overleg functionaliteiten kan laten ontwikkelen en opnemen in uw pakket. Bovendien kan u zo ook altijd verder bouwen op hetzelfde systeem en moet u nooit schakelen naar een ander systeem indien uw gebruikelijk systeem niet meer zou voldoen. Bij Becosoft werken we op deze manier, omdat we geloven dat deze manier ook onze oorsprong heeft bepaald. Ons systeem is namelijk initieel gegroeid vanuit problematiek uit het bedrijfsleven waar onze software een antwoord kon op bieden. Iedere gebruiker heeft vervolgens bijgedragen aan de POS-software omdat er andere vereisten waren.

Een POS-systeem op maat van uw sector?

Kiezen is verliezen, behalve als u kiest voor een partner die zelf reeds gekozen heeft, dan wint u aan expertise en specialisatie. Iedere sector is anders en een oplossing bieden voor al deze diverse sectoren is voor POS-ontwikkelaars zo goed als onmogelijk. Bent u actief in de mode met een kledingzaak of accessoirezaak? Dan gaat u uiteraard voor een fashion kassasysteem. Daardoor heeft u diverse functies die eigen zijn aan uw sector en waarvan u gegarandeerd wil profiteren. Denk aan maatbalken voor fashion, veilingtools voor tuincentra of klantenkaarten voor algemene retailers. Intussen heeft u ook door waar onze specialisatie ligt, wij focussen op fashion, garden (tuincentra) en Lifestyle.

POS-systemen en hun functies

Multifiliaal functies

Heeft u meerdere winkels en wil u dat ieder filiaal een overzicht heeft van de stock in de andere winkels? Dan hebt u uiteraard een systeem nodig dat dit ondersteunt. Aangenaam zou ook zijn als u vervolgens in een backoffice rapportage kan trekken. Welke producten verkopen goed in welk filiaal en wat kan daar de oorzaak van zijn? Het zijn allemaal opties die u helpen uw bedrijf te analyseren en uw verkoop te verbeteren.

Klantendata verzamelen en exporteren

Er wordt steeds meer ‘gevochten’ voor klanten. Het aanbod voor klanten breidt uit en met enkele sterke online spelers is availability niet langer een probleem. Ook u wilt uw marketing maximaal optimaliseren en iets doen met uw bestaand cliënteel. Zo wil u uiteraard dat uw systeem het toelaat contacten op te slaan en bij te houden. Dat is een standaard functionaliteit binnen vele systemen maar de vraag is vooral welke data wordt opgeslagen en wat u er zelf mee kan doen. Bovendien wil u al uw klantendata kunnen exporteren om ook buiten uw kassa te gebruiken. Denk maar aan emailmarketing of postbedeelde folders. Nog makkelijker wordt het echter als u bepaalde software kan koppelen waardoor de connectie 1 op 1 verloopt en u geen exports meer hoeft te nemen. Later gaan we nog dieper in op integraties, maar u kan hier alvast terecht voor de integraties die we reeds voor andere klanten hebben uitgewerkt.

Backoffice met rapportage

Let vooral ook op de kenmerken en mogelijkheden van de backoffice. Daar haalt u rapportages uit die u zullen bijstaan om belangrijke beslissingen te nemen. Als u rapporten trekt die totaal irrelevant zijn, zullen uw beslissingen dat ook zijn. Bovendien is rapportage ook belangrijk voor het evalueren van uw werknemers, als iedereen namelijk inlogt met zijn eigen account in de kassa kan u perfect bijhouden wie welke verkoop realiseert en veel meer. Tenminste als u over die functie beschikt.

Andere functies

De vele functies voor allerhande retailers zijn ontelbaar. Om u toch min of meer een volledig beeld te geven hebben we een overzichtspagina waar u de belangrijkste functies terugvindt van ons systeem voor retailers. Neem deze zeker onder de loep bij iedere aanbieder die u overweegt en aarzel ook niet om contact te zoeken.

Demo aanvragen

Vaak kunnen ze u een demo aanbieden, die meer toont dan wat u allemaal zelf kan lezen. Let wel op: zij die een online demo kunnen geven met hun software beschikken vaak over een standaard pakket. Laat gerust iemand bij u langskomen voor een demo, zo ziet u meteen de software live aan het werk, kan u vragen stellen of eventueel zelf al eens de werking ervaren.

Uw POS-systeem integreren voor uw gemak

Wilt u verder automatiseren en uw werk lichter maken? Dan zijn integraties een belangrijke factor. Bekijk zeker of uw nieuw POS systeem kan integreren met de systemen die u reeds gebruikt, zoals uw boekhoudprogramma of leverancierskoppeling. Hou er rekening mee dat integraties je initieel wat centjes zullen kosten, maar die verdienen zichzelf terug. Bijvoorbeeld: een integratie met emailsoftware Mailchimp. Dat is een eenmalige kost maar u bespaart u iedere week het werk om uw contacten te synchroniseren. Een boekhoudkoppeling boekt facturen automatisch door naar uw boekhoudsoftware, dat scheelt u meteen heel wat werk in het ordenen van facturen én het bespaart u rechtstreeks geld op de factuur van uw boekhouder. fantastisch toch?

Uw POS-systeem en E-commerce

We houden het beste voor laatst. E-commerce is hot op dit moment. Net zoals omnichannel. En laat dat nu net 2 zaken zijn die u doet als u uw POS-systeem kan koppelen aan een webshop. Klanten kunnen bestellen wanneer u gesloten bent, uw stock wordt gesynchroniseerd en aankopen worden allemaal in hetzelfde systeem gelogd, handig toch? Zoek bij voorkeur een bedrijf dat naast POS-systemen een webshopoplossing kan aanbieden als u er de ambitie voor heeft, zodoende is de connectie makkelijker te maken en hebt u slechts 1 contactpunt voor support.

De belangrijkste punten voor u opgelijst

1. Hou de prijs altijd in afweging met functionaliteit en uitbreidingsopties
2. Kijk na of leasing mogelijk is, dat kan u flink wat schelen in investeringen
3. Vraag na of u naast de standaardfuncties ook uitbreidingen op maat kan aanvragen
4. Heeft de POS-aanbieder ervaring met uw sector? Vraag referenties of specifieke functies
5. Ambitie om te groeien? Hou dan zeker de multifiliaalfunctie in de gaten, vele kleine aanbieders ondersteunen dit niet.
6. Zorg voor een duidelijke interface en software die voldoende data opslaat, het wordt alsmaar belangrijker in de toekomst
7. Uitgebreide rapportering is een must voor uw bedrijf, het kan u duizenden euro’s omzet schelen als u op basis daarvan betere beslissingen neemt.
8. Andere functies neemt u best ook in rekening, Maak voor uzelf een lijstje met welke functies voor u doorslaggevend zijn om in zee te gaan met uw nieuwe POS-ontwikkelaar
9. Ga niet over 1 nacht ijs, vraag een uitgebreide demo aan die bij voorkeur in uw zaak plaatsvindt, zo krijgt u direct de juiste feeling bij de software en kan de aanbieder uw winkel zien om te kijken of er verdere optimalisaties mogelijk zijn.
10. Maak het leven makkelijk, bekijk zeker de integraties die kunnen worden gelegd en vraag specifiek naar integraties met de software die u reeds gebruikt.
11. To E-commerce or not? Het is een keuze die u maakt, maar ook daar kan het u heel wat werk en kans op retours besparen als uw producten en stock gelinkt zijn tussen uw fysieke en uw online winkel.
12. Vraag ook info bij ons, wij kunnen u begeleiden en onze kassa’s bieden diverse functionaliteiten voor specifieke sectoren die u werk heel wat verlichten.


Wat is een kassasysteem?

Wat is een kassasysteem?

Wat is een kassasysteem?

Een kassasysteem of POS systeem is het geheel dat wordt gebruikt om de kassa in winkels aan te sturen. Het is het geheel van hardware en software die het verkoopproces optimaliseren en makkelijker maken.

De hardware van een kassasysteem

Op basis van hardware zijn er diverse mogelijkheden om een kassasysteem in te richten. de kassa zoals we ze in de jaren 90 kenden is al lang verleden tijd. Op vandaag bevat een kassa naast een cashlade ook een computer waarop de software draait en waarop externe apparaten kunnen worden aangesloten. Zo is een bancontact niet meer weg te denken in een hedendaags kassasysteem. Daarnaast behoort ook een scanner tot de basisuitrusting.
Een kassasysteem is op heden het hart van een winkel en dat merkt u ook aan de extra hardware die wordt aangesloten. Het is namelijk geen uitzondering meer dat men een labelprinter aansluit om prijsupdates door te voeren of een customer display om meer info aan de klant te laten zien. Aangezien de functionaliteiten zo breed zijn, is POS-systeem dan ook een betere benaming dan kassasysteem.

De software van een kassasysteem

We hadden al vermeld dat een kassasysteem het hart is van uw winkel. Dat kan u gerust nog toespitsen op de software waarmee u werkt. U mag namelijk diverse hardware aansluiten, als de software die u gebruikt deze hardware niet ondersteunt of er geen functionaliteiten voor biedt dan staat u nergens. De software moet het verkoopproces optimaliseren en u als ondernemer inzichten bieden. Denk bijvoorbeeld aan diverse profielen voor verschillende medewerkers, elk met de rechten die u ze wil toekennen. Aan de hand hiervan kan u rapportages maken van hun individuele prestaties. Wat gezegd van promoties? in plaats van manueel promoties in te voeren kan u de promotie aanmaken en gewoon iedere keer automatisch toepassen op uw productverkoop. Maar daarnaast zijn er nog zoveel functionaliteiten die u het leven makkelijker maken. Denk aan voorraadbeheer, verkooprapportage, doorverkooprapporten en zelfs multistore modules die u inzichten geven in de stock van andere filialen voor het uitleveren van producten die u niet in 1 winkel voorradig heeft maar wel in een andere beschikbaar hebt. Kortom, de keuze van uw kassasysteem software is heel erg belangrijk. Lees hier waar u zeker moet op letten bij het kiezen van een kassasysteem.

One size doesn’t fit all

Heel wat bedrijven bieden kassasystemen aan, net zoals Becosoft. Het ene bedrijf is hier al beter in dan het andere. Zoals we eerder al vermeldden zijn er veel factoren die bepalen welk kassasysteem ideaal voor u is. De keuze die u maakt is geheel aan u en moet u afstemmen met uw noden.

Diverse systemen zijn helemaal open voor verschillende markten. Dan spreken we vooral over de hardware. Die kan in verschillende sectoren moeiteloos worden ingezet, maar met software is het een ander verhaal. Zo zijn er specifieke vereisten voor een fashion kassasysteem en weer andere voorwaarden voor een kassasysteem voor tuincentra. Let dus heel goed op als u een keuze maakt en kies vooral voor specialisatie in uw sector. Hulp nodig bij het kiezen? Raadpleeg onze keuzehulp voor kassasystemen.

Conclusie kassasystemen

Een kassasysteem is handig, het bevordert en versnelt uw verkoopproces aanzienlijk, tenminste als u voor het juiste systeem gaat.
Hou rekening met zowel de hardware als de software. Het ene kan niet zonder het andere. Bovendien is de rotatie en vernieuwing bij kassasystemen niet zo groot, ga dus voor een goed systeem dat jaren mee kan gaan en waarop u kan bouwen, met de juiste functies voor uw bedrijf.

Vragen?

Heeft u vragen over kassasystemen of wil u een analyse laten maken van uw noden en wensen? Contacteer ons en u wordt gegarandeerd goed geholpen.